Referat fra bestyrelsesmøde i Gl. Tarup Grundejerforening
Onsdag den 30. juni 2021
Tilstede: Mette Lyngdal, Peter Svejgaard, Annegrethe Nissen, Per Vestrup, Rasmus Grube og Gitte Hertzum.
Fraværende: Ulrik Nielsen
Referent: Gitte Hertzum
| Dagsordenspunkt | Beslutning |
| Godkendelse af dagsorden | Der mangler et punkt vedr. planlægning af mødedatoer, det lægges ind under evt. Ellers ingen bemærkninger. |
| Kort præsentationsrunde | Vi tog en præsentationsrunde bordet rundt |
| Roller | -Formand og næstformand: Punkter til dagsorden sendes til hovedmailen, som formanden tjekker. Næstformand og formand afstemmer og prioriterer punkter. Dagsorden sendes ud, men lægges også i mappen for dagsorden.Vedligeholder hjemmeside- Sekretær: skriver referat.- Kasserer: Laver regnskab. Sender opkrævning ud til medlemmer og opdaterer medlemsliste. Sørger desuden for at omdele til medlemmer der ikke kan modtage information på mail. Specielt for møder med f.eks. kommune: Her deltager som minimum en fra bestyrelsen, der kan deltage andre medlemmer jf. vedtægter. |
| Skabelon til dagsorden | Skabelon blev godkendt dog blev der tilføjet1. ”punkter til næste møde”2. punkt 4 blev ændret til ”opsamling på arbejdsopgaver fra sidste møde”.Gitte lægger skabelon for dagsordener ind under mappen ”dagsorden”. |
| Orientering til kommunen | Gitte skriver til kommunen og orienterer om grundejerforeningen og sender afgrænsning af området, så vi får os registreret på kort.Kortet kan så nemt bruges til at slå op om en grundejer bor i området. |
| Økonomi/regnskab | Mette oplyser at der er brugt penge på domæne til hjemmesiden. Hosting har vi fået med gratis det første år. Herefter vil vi blive opkrævet for hosting. Vi har mulighed for at bruge et regnskabsprogram som Per har adgang til.Per oplyser at foreningskonto kan være dyr.Per har undersøgt ved forskellige bankerDer kan f.eks. være startgebyr på 1.500 kr. og8,5 kr. pr. måned pr. bruger. Diverse gebyr for transaktioner. Dvs. minimum 2000 kr, Er det for dyrt? Mette oplyser at Danske bank kun har 1000 kr. i opstart og 75 Kr. pr. kvartal.Per undersøger Danske Bank.Vi kører indtil videre med MobilPay Box. Mette sender info til Per vedr. Box. |
| Indkomne forslag | Vi har fået en henvendelse vedr. hjertestarter.Der er et ønske om at der sættes flere op og at de sættes op steder hvor de ikke er aflåste og dermed utilgængelige efter lukketid. Mette har undersøgt at det koster 10.000 kr. pr. hjertestarter, hertil kommer udgifter til skabe.Hvis det er et projekt vi vil kigge på skal vi se om de placeres centrale steder i området?Vi kan også gøre opmærksomhed på hjerteløbere.Desuden har Morten der har henvendt sig undervist i førstehjælpskursus. Det er måske også en mulighed. Beslutning: vi prioriterer opgaven under punkt 8. |
| Prioritering af opgaver | Kommunikation:Mettes forslag til hjemmeside er godkendt. Peter og Mette arbejder videre med siden og kigger på ”om grundejerforeningen”, ”vision og mission”.Gitte kigger på forslag til GDPR og kommer med et forslag der kan lægges på hjemmesiden.Samarbejdspartnere på hjemmesiden (punkt til næste møde)Kommunikation til medlemmer, skal vi have en Facebook side?. Mette oplyser at vi har en side, men at den er ikke synlig. Vi venter med siden lige nu og prioriterer de andre ting.Beslutning: Vi kommunikerer til vores medlemmer via mail. Og henviser til hjemmesiden. Per omdeler til dem der ikke modtager mail.Hvordan får vi flere medlemmer, skal vi have noget i Ugeavisen? (punkt til næste møde).Hvordan går det? Status på medlemsantal (punkt til 3. møde). Invitation fra Åløkke om gåtur langs cykelstien.Peter og Mette deltager som udgangspunkt i gåturen. Der bliver skrevet ud hvornår det foregår, så flere kan deltage. Trafik: Hvor har vi trafikale problemer?Vi spørger medlemmerne f.eks. via Facebook, når hjemmesiden og kontakten til kommunen er på plads. (punkt til næste møde).Når områderne hvor der er problemer er kortlagte kan vi kontakte kommunen for trafikdata. Velfærdsaftalen (punkt til næste møde) |
| Evt. | – Vi er blevet kontaktet af Haveløkkens grundejerforening vedr. legepladsen på det grønne område. De vil gerne have hjælp til at vi støtter et forslag om at legepladsen renoveres får tilført flere ressourcer. Kan vi understøtte forslaget? Beslutning: vi vil gerne se forslaget før vi siger ja. Mette videresender materialet når hun modtager det og sætter en frist. Herefter melder hun tilbage til Haveløkkens grundejerforeningen. – Bestyrelsesmøder altid kl. 19.30 til 21.30Mødedatoer:26. august 202127. oktober 20215. januar 202223. februar 2022Generalforsamling 20. april 202215. juni 2022 – Opgave til alle:Send et billede til grundejerforenings hovedmail. |